Cómo lograr eventos digitales efectivos

 *La autora es Licenciada en Comunicación Social, Master en Mercadeo y especialista en Comunicaciones Corporativas, Relaciones Públicas y Redes Sociales. Formó parte del equipo de HAZ Comunicaciones, vive en Los Ángeles, USA, donde continúa desarrollando su carrera.

La planificación y la previsión son fundamentales, así como tener como norte a la audiencia.

Compartimos 10 claves para lograr que tu evento digital sea efectivo y exitoso.

Muchas cosas han cambiado para el área de comunicaciones y mercadeo desde el Covid-19, pero sin duda, el uso de la tecnología ha tenido un impacto muy significativo en la forma en cómo se están realizando —y seguramente se continuarán realizando—, actividades como eventos, seminarios, charlas, lanzamientos de productos, entrevistas, y otros encuentros que antes se hacían personalmente.

Ahora es cotidiano hablar webinars y hemos visto, en cuestión de meses, su proliferación a través de las redes sociales como Instagram con los “Lives” o “En vivo” y de otras plataformas de videoconferencia en donde Zoom lleva la ventaja.

Sin duda, toda esta movida tan rápida también requiere que los especialistas de las áreas de eventos, bien sea de comunicaciones, marketing o relaciones públicas, o simplemente el área encargada de una organización que desea realizar el evento, cumpla con algunos requisitos para asegurar su éxito. Por el contrario, y seguramente lo hemos visto, se corre el riesgo de transmitir en vivo desaciertos, errores y tropiezos, bien por improvisación, por desconocimiento o por apuro.

He participado en algunos de estos eventos y aquí les resumiré lo que he podido apreciar que pueden considerarse como las mejores y no tan buenas prácticas, y que pongo de relieve para que podamos, como expertos en el área, ir mejorando en beneficio de la audiencia y finalmente de la marca o la organización para la cual se está realizando el evento.

Antes del evento

1. Tema: Es importante definir el tema y que sea realmente relevante para la audiencia que nos interesa. Hay cantidad de eventos hoy en día, ¿pero son realmente interesantes? Hay que identificar tendencias y ver de qué forma la empresa o marca se conecta y puede brindar contenido que genere realmente valor como para que una persona decida conectarse.
2. Panelistas: ¿Quiénes serán los voceros o invitados que van a participar? Hay que asegurarse que sean personas reconocidas, expertas o con interés para nuestra audiencia. Lo ideal sería una sesión con uno o máximo tres invitados. No recomendaría más de tres personas o invitados, ya que ello implicaría una sesión muy larga y recordemos que estamos en un mundo en el que todos estamos ocupados, y una sesión de este tipo no puede capturar la atención por mucho tiempo. La idea es que sea máximo (como mucho) 1 hora.
3. Moderador: El moderador es una figura muy importante en este tipo de eventos pues nos ayuda a dar contención y estructura a la actividad. El moderador debe ser una persona de prestigio o al menos que genere credibilidad y nos ayudará a presentar a los invitados, y en el caso de que sea tipo panel, hará las preguntas a cada uno de los invitados y llevará el hilo conductor de la actividad hasta concluirla. Por tanto, es fundamental seleccionar a un moderador que inspire autoridad y pueda llevar el hilo conductor del evento.
4. Duración: Es fundamental establecer previamente la duración de tu evento. Los eventos tanto en forma presencial y mucho más ahora en forma remota, solo nos brindan un pequeño margen de tiempo de atención en la rutina de las personas. El tiempo ideal sería una hora como máximo distribuido en aproximadamente:
   • 5 minutos de bienvenida
   • 35-40 minutos para la actividad.
   • 10 minutos para responder
   • 5 minutos cierre/despedida

Sin embargo, en eventos con otra estructura o más presentadores, deben tener una duración previamente anunciada. Ello transmite orden y planificación.

5. Modalidad de evento según número de invitados:En un reciente evento en el que participamos a través de Zoom como parte de la audiencia, tuvo buena aceptación el formato de tres invitados más el moderador o “host”. La pantalla lucía organizada con las cuatro personas y el moderador iba realizando las preguntas en las que cada invitado iba respondiendo. En otro evento también vía Zoom, se trataba de una sola panelista junto con el host. La moderadora dio la bienvenida y dio paso a la experta en el tema, quien ocupó toda la pantalla e iba alternando su ponencia compartiendo pantalla en donde iba mostrando una presentación. Al final el moderador hizo el cierre del evento y se respondieron algunas preguntas.
6. Día y hora: 

• Los mejores días para eventos siempre han sido martes, miércoles o jueves ya que permiten a los organizadores tener un día hábil para reconfirmar.
• Hora: dependiendo de la audiencia y su localización, hay que toma en cuenta que hay distintos horarios en todo el mundo. Así que hay que buscar una hora intermedia que favorezca a un mayor número de personas de la audiencia, pero considerando el horario para otros mercados que puedan resultar de interés para la marca o los objetivos del evento.

7. Convocatoria:

• Se puede usar una base de datos que tenga para enviar un correo invitando a las personas. También se puede generar un pequeño formulario en Google Doc / link, que servirá para armar una base de datos interesante para futuros eventos o actividades de mercadeo.
• Se puede también realizar una publicación de convocatoria en las redes sociales (Instagram, Facebook, LinkedIn) colocando en la bio el link para inscribirse en el evento o la dirección para registrarse, y compartir la imagen a los voceros para que ayuden a difundir a través de sus redes.
• Si van a ofrecer regalos, obsequios, concursos o beneficios adicionales por participar, pueden mencionarse en las invitaciones.
• Se recomienda realizar la invitación con al menos una semana de anticipación e incorporar mecanismos para recordar el evento tanto el día anterior como horas previas.
• Si es posible, hay que tratar de controlar la cantidad de personas que se van a conectar, para asegurar que cuentes con buena cantidad de público.

8. Repasar los detalles técnicos y de forma previo al evento:

• Verificar que todos los invitados conocen realmente la plataforma y se sienten cómodos de participar en este tipo de eventos.
• Es primordial que cada vocero conozca con antelación la estructura y dinámica del encuentro para evitar improvisaciones. Si el invitado usará una presentación, revisarla con los organizadores previamente para evitar el factor “sorpresa” el día del evento. Chequear las imágenes, ortografía y contenido en general.
• Pedir a los voceros que configuren debidamente su nombre y apellido en su identificación en Zoom, así la audiencia podrá saber siempre quién es cada quién durante toda la sesión.
• Verificar que los invitados puedan tener una conexión a internet apropiada para asegurar la calidad de audio y video.
• Cuidar los detalles de la locación en las que los invitados se sitúen. Debe ser un entorno con ambiente neutral (bien sea dentro de su casa o en la oficina) tranquila, con suficiente iluminación, sin interrupciones y sin mayores detalles decorativos. Cualquier elemento en el entorno del vocerp puede arruinar el evento si no están cuidados. Las personas prestan mucha atención a todo y pueden distraerse con cada detalle del entorno en el que se encuentra el invitado. Un ambiente de fondo organizado y con elementos asociados a la empresa o lo que representa, es importantísimo para transmitir un mensaje coherente, sólido y de credibilidad.
• Asegurar que tus invitados vayan a estar correctamente vestidos. Si bien estas plataformas nos permiten ser más “casuales”, es bueno que tengan una vestimenta cuidada ya que eso transmite profesionalismo a la audiencia y que son personas valoradas y respetadas, que se han tomado el tiempo y el cuidado para transmitir una buena imagen.
• Seleccionar la opción de eventos Zoom en la que solo son visibles en pantalla los panelistas y moderador. Invitados pueden participar en la sección de chat con preguntas y respuestas. Se debe estar preparado para posibles preguntas o comentarios “incómodos” a través de esta vía, por ello es clave tener la seguridad de contar con una persona asignada que pueda asistir al moderador para canalizar estas preguntas.
• Una “regla de etiqueta” es que, si se trata de un evento con varios ponentes, los que no estén hablando se coloquen en modo “mute”; esto evita que cualquier ruido adicional interfiera con la persona que está hablando y no se solapen los audios. Los otros invitados que estén presentes, pero que no estén hablando deben cuidar muy bien sus facciones/ gestos pues los participantes los estarán igualmente viendo. Hay que establecer previamente reglas para que el invitado indique si desea participar o agregar algo sin interrumpir.
• Tener siempre al final del evento algún obsequio para los participantes es un detalle de peso. Se puede mencionarlo al principio del evento para mantener a tu audiencia conectada. Los obsequios además son una forma de agradecimiento a los participantes y al mismo tiempo, generan conexión positiva con la marca.
• Para eventos corporativos, hay que contratar la versión profesional de la plataforma Zoom, ya que la versión gratuita solo permite sesiones de hasta 45 minutos.

Durante el evento

 9.-Puntualidad, orden e interactividad: El inicio del evento debe ser puntual y a la hora acordada. Hay que asegurar que todos los panelistas estén listos antes de iniciar la actividad: al menos 20-15 minutos antes. La estructura del evento debe estar previamente definida. Este podría ser un orden sugerido:

• Moderador: da la bienvenida a los invitados-audiencia y presenta a la(s) persona(s) que participará(n) con un breve resumen de su experiencia profesional o relacionada con el tema.
• Invitados responden preguntas del moderador. Cada uno debería responder en un tiempo más o menos similar. Pueden ser preguntas abiertas en la que cada invitado responda en un mismo tiempo o pueden ser preguntas dirigidas o segmentadas para cada invitado. Lo importante es crear balance para que todos los invitados participen en similar cantidad de tiempo y, entre todos, cada uno aporte al objetivo informativo o formativo del evento. Si es un solo ponente, da su presentación y al concluir da paso al moderador.

Moderador ayuda a responder las preguntas de la audiencia, indica dinámica de entregas de obsequios y forma de contacto de los invitados

Post evento

10.-Hacer seguimiento posterior a la actividad:

1. • Enviar un correo de agradecimiento a los participantes y hacer un “call to action” o invitación abierta para futuros eventos o acceder a tus redes sociales o contactos de las personas participantes en el evento. Esta es una forma efectiva para generar tráficos a tus canales digitales.
   • Si lo desea, grabar la sesión y colocarla en tu canal Youtube o Instagram TV post-evento.

Como pueden ver, muchas cosas han estado cambiando con esta nueva modalidad de trabajo remoto, pero en el fondo, hay detalles de estructura que se mantienen o tan solo deben ser adaptados.

Lo importante es poder responder rápidamente a las tendencias, tomando ventaja de las oportunidades en medio de la crisis y trabajar siempre con cuidado en los detalles con el mayor profesionalismo, para así asegurar que nuestros eventos sean exitosos y permitan impulsar la marca.