La planificación es la construcción organizada de un proceso que permite tener el control de las situaciones

Esto es de gran utilidad para el día a día, pero también para el negocio tiene un gran valor. 

La planificación de eventos es la construcción organizada de un proceso que permite tener el control de las situaciones. Esto es de gran utilidad para el día a día, pero también para el negocio tiene un gran valor. 

Para planificar es necesario tener objetivos, y el plan simplemente nos indica cuál es el mejor camino para alcanzarlos. 

Se trata de ese paso a paso necesario para la ejecución de una estrategia, que nos conduce al alcance de un objetivo y nos orienta hacia la meta. 

En consecuencia, si esos objetivos no están claros o no están bien definidos, será torcido el camino. Y probablemente avancemos, pero tal vez no lleguemos donde queríamos. 

Ese avance tórpido puede generar una merma injustificada de recursos y de tiempo, agotamiento, desinformación e incluso frustración.

Experiencia que aporta valor 

En Haz Comunicaciones damos gran relevancia al esbozo de la estrategia, al trazado de los objetivos y a la vía idónea para alcanzarlos. 

En nuestros proyectos de comunicación siempre nos esmeramos en analizar los antecedentes, en estudiar el entorno, en perfilar y desglosar los objetivos y sólo así podemos encontrar el mejor camino para lograrlos. 

Alguna vez un cliente nos preguntó: «¿Por qué todo lo llevan a una planificación, a una ppt, a un análisis?”.

Porque sólo así podemos trazar una panorámica real del proyecto, de la estrategia, de sus objetivos y del mejor camino para alcanzar las metas. Se trata de una ruta que debe llegar a un destino.

Anticipar vs. improvisar

En un escenario planificado es fundamental considerar las distintas alternativas para poder reducir el margen de sorpresas. 

Eso es anticipar. Otra cosa es ser flexible, adaptarse a las situaciones y tener la capacidad para solventar situaciones imprevistas con el menor impacto posible para el negocio. 

Y otra muy distinta es improvisar.

Si bien la improvisación puede ser considerada como un arte por algunos consultores y tiene un valor específico dentro de ciertas situaciones en las empresas, en los eventos corporativos o en la convocatoria a medios, por ejemplo, la improvisación suele dispersar los esfuerzos, distraer el avance, agotar los recursos —entre ellos el tiempo— y diluir las energías.

Determinar con anticipación los objetivos y las necesidades, así como también distribuir las actividades o tareas a realizarse y disponer de los recursos necesarios para poder alcanzar los objetivos propuestos en un tiempo determinado, permite el avance concreto y firme hacia la meta. 

Nuestras premisas para la planificación de eventos exitosos

Para nosotros, la producción y organización de cada evento es el resultado de la implementación de una metodología propia, la cual hemos ido construyendo con base en nuestra experiencia y los resultados alcanzados.

1.- Definimos los objetivos: Al responder la pregunta: ¿qué queremos lograr con esta actividad? Estamos trazando cada uno de los objetivos. 

2.- Identificamos el público meta: Bien sea clientes, consumidores o invitados, hay que tener claro hacia quién está dirigida la actividad.

3.- Planificamos la logística: Establecer la logística permite determinar cuáles serán los recursos necesarios. Incluye la definición del espacio, la duración de la actividad, el número de asistentes, la programación y todos los factores a considerar dentro del evento. La elaboración de un “paso a paso” nos ayuda a construir una versión única del evento.

4.- Establecemos un presupuesto: Con el inventario de recursos, trazamos un presupuesto que abarque los previstos e imprevistos, el financiamiento e incluso la consideración de patrocinadores.

5.- Promovemos el evento: Darle visibilidad a la actividad permite lograr la convocatoria esperada, ya que genera previamente una expectativa que motiva ,y posterior al evento, la satisfacción de la experiencia vivida y del objetivo cumplido. Porque todo comunica.

Además, un seguimiento y el análisis de resultados siempre deben correlacionarse con los objetivos.

Ello  nos permitirá evaluar el éxito de la actividad.

No importa el tamaño de los eventos, lo fundamental es la planificación, trazarse un objetivo y alcanzarlo, es decir, cosechar resultados.

Si necesitas la ayuda de un equipo con experiencia en conceptualización, planificación, organización, montaje y ejecución de eventos, contáctanos. Somos Haz Comunicaciones.

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